מעמד חתימת חוזה העסקה מסיים את שלב איתורו של כוח האדם המתאים למשרה, אך בה בעת גם פותח את תהליך קליטתו של העובד החדש לחברה. בדרך להשתלבות מוצלחת של כל עובד ועובדת שמתחילים את צעדיהם בארגון, חשוב לבסס תוכנית קליטה סדורה שמקלה על ההסתגלות ומאפשרת להם להתחיל ברגל ימין.
אז מה ניתן לעשות כדי לבסס תהליך קליטה יעיל, קל ומוצלח של עובדים חדשים בחברה?
קליטה נכונה לעבודה – צעד אחר צעד
מומלץ להקפיד על מספר שלבים ברורים ומאורגנים בקליטתם של עובדים חדשים לחברה, תוך יידוע מנהלי הצוותים הרלוונטיים בצעדים המחייבים:
- הכנת הצוות להגעתו של העובד החדש: יש לקיים שיחה מקדימה שכוללת מידע ברור לגבי מועד הגעתו של העובד החדש, אופן חלוקת המשימות המעודכן ודרכים לשיתוף פעולה.
- ארגון מתחם עבודה מסודר: הכנת אזור עבודה מסודר לעובד החדש מראש מקלה על הקליטה ומשדרת נכונות לקבל אותו בזרועות פתוחות לעסק.
- מינוי אחראי לחפיפה: חשוב למנות עובד שיהיה אחראי להעברת חפיפה סדורה ויתחייב לזמינות מלאה לעובד החדש בכל שאלה.
- שיחת קליטה ראשונית: ביומו הראשון בעבודה חשוב שמנהלו הישיר של העובד החדש יציג אותו בפני העובדים האחרים וינהל עמו שיחת קליטה שכוללת תיאום ציפיות והנחיות מרכזיות
- שיחת משוב לאחר שבוע העבודה הראשון: שיחת משוב ביוזמתו של המנהל הישיר חשובה על מנת להעניק לעובד החדש שבחים על הצלחותיו וביקורת בונה לגבי היבטים שעליו לדייק בעבודתו.
כל מה שחשוב לדעת על טופס 101
טופס 101, או בשמו הרשמי "כרטיס עובד ובקשה להקלה ולתיאום מס על-ידי המעביד" הוא מסמך רשמי מטעם רשות המיסים, שכל עובד בעסק מחויב למלא.
מילוי מקיף וקפדני של כלל הפרטים הכלולים בטופס 101 והגשתו במועד, הוא תנאי לכך שהעובדים יקבלו את מלוא הטבות המס המגיעות להם מרשויות המדינה, אשר ערכן עשוי להגיע לסכומים משמעותיים של אלפי שקלים מידי שנה.
הטופס כולל פרטים אישיים מקיפים, לרבות מצבו המשפחתי של העובד, גיליהם של ילדיו, מידע לגבי תנאים מיוחדים שמזכים בהטבות, רקע תעסוקתי ואקדמי ועוד.
חשוב להיות מודעים לכך שהחוק מחייב את הגשתו של הטופס בתוך שבוע ממועד תחילת העבודה או עם קבלת המשכורת הראשונה, במועד המוקדם מבין השניים.
בנוסף, חלה חובה לעדכנו מידי שנת מס ובכל מקרה של שינוי בנסיבות האישיות, כדוגמת מעבר דירה, הולדת ילד, גירושין, נישואין, השלמת תואר או הכשרה מקצועיים ובמצבים רבים נוספים.
לא החתמתם עובד חדש על טופס 101? – אלו ההשלכות
אם הפרתם את הדרישה החוקית להחתים כל עובד ועובדת חדשים על טופס 101 יהיה עליכם לשאת במלוא ההשלכות, מאחר והחוק מטיל חובה זו על כתפי המעסיק.
בכל מקרה של ביקורת מטעם מס הכנסה, המתקיימת מעת לעת בכל בית עסק בישראל, יוטל עליכם חיוב מס מירבי על כל משכורות העובדים שטרם מילאו טופס 101.
מעבר לעלויות הכבדות הכרוכות בתרחיש שכזה, יש לתת את הדעת לכך שעובדים שלא מילאו טופס 101 אינם מקבלים הטבות מס וזכויות שמגיעים להם, ונתונים לניכויי מס מקסימליים.
אין ספק שמדובר בפגיעה חמורה בתגמול המגיע לעובדים שלכם וכתוצאה מכך מן הסתם במידת שביעות רצונם מהעבודה – וזאת מבלי שאתם תרוויחו מכך אגורה שחוקה.
דגשים למילוי טופס 101 מקוון
הדרך הקלה והפשוטה ביותר להגיש טופס 101 הוא בצורתו המקוונת, שאינה דורשת סריקה או הדפסה.
בעת מילוי טופס 101 מקוון, על העובד לצרף תצלום של תעודה מזהה: תעודת זהות במקרה של תושב ישראלי או דרכון במידה ומדובר בבעל אזרחות זרה.
בנוסף, על העובד למלא את פרטיו האישיים, לרבות כתובת, מגדר, תאריך לידה, מצב משפחתי ומידע אודות ילדים, אם ישנם.
עוד יידרש כל עובד לציין בטופס פרטים הנוגעים למשכורת מעבודתו בחברה כמו גם להכנסות ממקומות עבודה נוספים, קצבאות ומלגות, וכן מידע לגבי בן זוג.
לעובדים הזכאים לכך למלא גם מידע הנוגע לבקשת פטור, זיכוי או תיאום מס.
כך תסייעו לעובדים שלכם להרגיש אצלכם כמו בבית
מעסיק טוב שיודע להפיק את מירב הפריון מעובדיו ולהעלות את המוטיבציה של כלל הצוותים, ישאף להפחית ככל הניתן את מידת הלחץ הנפשי של כל עובד חדש שנקלט.
אי וודאות היא גורם מוכר לסטרס, ולכן כל צעד שבכוחו לבסס את המידע ולצמצם את חוסר האונים ואי הידיעה של עובדים חדשים בחברה – יסייע לקליטתם המוצלחת.
בנוסף, הסברת פנים לעובד החדש כמו גם מתן יחס אישי ותמיכה ביצירת קשרים חברתיים עם העמיתים לעבודה, עשויים להקל על קליטתו של כל מועסק ולהנעים לו את צעדיו הראשונים בארגון.
זכרו – הצלחתו של כל עסק מתחילה בשביעות רצונם של עובדיו!
לסיכום, תהליך קליטתם של עובדים חדשים לארגון חשוב מאין כמותו להצלחתם ולמיקסום פריון עבודתם.
היות ומדובר בתהליך מורכב בכל הרבדים, הקלו על עצמכם עם הטופס המקוון של מקאנו שמאפשר לכם גם תיעוד ועדכון אוטומטי, ותוכלו להתפנות להקדיש מזמנכם ומתשומת ליבכם לעובד החדש.
בהצלחה!
